“Doanh nghiệp phải làm gì khi nhân viên đóng trùng BHXH?”, đây là câu hỏi khá phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Bởi một số người lao động làm việc tại 02 nơi cùng lúc khiến phát sinh việc đóng trùng BHXH. Vậy doanh nghiệp phải xử lý trường hợp này thế nào? Khoản tiền đóng trùng có được hoàn lại không? Trong bài viết này, Công ty Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp sẽ giải đáp những vấn đề trên.

1. Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?

Đóng trùng BHXH là trường hợp thường gặp đối với những người lao động làm việc tại 02 nơi cùng lúc (tức ký hợp đồng lao động với 02 nơi). Từ đó dẫn tới tình trạng người lao động đóng tiền tham gia BHXH tại cả hai nơi. 

Nội dung quy định tại khoản 4 Điều 85 Luật BHXH (2014) và khoản 1 Điều 43 Luật Việc làm (2013) có đề cập đến hướng dẫn tham gia BHXH cho NLĐ làm việc tại hai nơi. Cụ thể, người lao động cần đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ hưu trí, tử tuất và đóng bảo hiểm thất nghiệp theo hợp đồng lao động đầu tiên.

2. Sổ BHXH bị trùng, người lao động có được hưởng chế độ của BHXH?

Người lao động ít khi cập nhật những thông tin về bảo hiểm xã hội, đây chính là nguyên nhân gây ra tình trạng trùng thời gian đóng BHXH. Một nguyên nhân khác là khi ký kết hợp đồng, người lao động có đề cập về việc bản thân làm việc tại hai nơi nhưng do doanh nghiệp không biết về quy định BHXH. Chính vì thế, doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH bình thường cho người lao động.

Người lao động không thể làm hồ sơ hưởng các chế độ phúc lợi từ BHXH vì bị trùng sổ. Vì tình trạng bị trùng sổ bảo hiểm xã hội khiến sổ BHXH không hợp lệ. 

Theo quy định tại điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, quy định về sổ BHXH và mã số BHXH. Cụ thể, mỗi người lao động chỉ được cấp duy nhất 01 sổ bảo hiểm xã hội với 01 mã số BHXH. Những thông tin này, được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế.

Tham khảo bào viết: Đóng bảo hiểm xã hội 1 năm được bao nhiêu?

3. Có được hoàn lại tiền đóng trùng BHXH hay không? 

Trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội được là nội dụng tại điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, sửa bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020. Cụ thể như sau:

Người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên bị trùng thời gian đóng BHXH, BHTN thì được cơ quan Bảo hiểm xã hội hoàn trả lại số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN. Khoản tiền trả lại này bao gồm luôn cả số tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm đóng BHXH, BHTN theo quy định, không bao gồm tiền lãi.

Như vậy theo quy định trên, người lao động và doanh nghiệp sẽ được hoàn trả lại số tiền đã nộp cho Cơ quan Bảo hiểm xã hội trong thời gian đóng trùng.

4. Doanh nghiệp phải làm gì khi người lao động bị trùng BHXH?

Doanh nghiệp cần phối hợp với người lao động đang làm việc để làm thủ tục giảm trùng và gộp sổ BHXH trong trường hợp cả hai đều đóng trùng BHXH. Hướng dẫn thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội đối với sổ BHXH bị trùng thời gian đóng được quy định tại Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021 và Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021. Nội dung cụ thể như sau:

4.1 Đối với trường hợp NLĐ đang làm việc tại doanh nghiệp

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc dịch vụ I-VAN cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS)
• Tất cả các sổ bảo hiểm xã hội của người lao động

Bước 2: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị gộp sổ.

Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả đã giải quyết.

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả kết quả về cho doanh nghiệp và người lao động bao gồm:

• Sổ bảo hiểm xã hội
• Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
• Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS)

4.2 Đối với trường hợp NLĐ đã nghỉ việc

Người lao động tự thực hiện thủ tục gộp sổ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mình đang đóng cư trú (thường trú hoặc tạm trú).

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc dịch vụ I-VAN cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS)
• Các sổ bảo hiểm xã hội mà người lao động đề nghị gộp (nếu có)

Bước 2: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị gộp sổ.

Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ.

Bước 3: Người lao động đến nhận kết quả đã giải quyết.

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả kết quả về cho người lao động bao gồm:

• Sổ bảo hiểm xã hội
• Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
• Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS)

4.3 Lưu ý về nơi nhận lại tiền đóng BHXH bị trùng

Số tiền đóng trùng BHXH, BHTN được cơ quan Bảo hiểm xã hội được hoàn trả lại theo hình thức nhận mà người lao động đăng ký trong tờ khai như sau:

• Nhận tiền tại cơ quan bảo hiểm xã hội
• Nhận tiền tại doanh nghiệp
• Nhận tiền qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng
• Nhận tiền qua hệ thống tiện ích thông minh

Xem thêm bài viết: Dịch vụ gộp sổ bảo hiểm xã hội

Bài viết trên đã giải đáp cho câu hỏi về tình trạng trùng thời gian đóng BHXH và cách xử lý. Chúng tôi hân hạnh được trở thành kênh thông tin tham khảo cho Quý doanh nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi khi có bất cứ câu hỏi nào, chúng tôi tư vấn hoàn toàn miễn phí!