Mẫu bảng chấm công là một trong những mẫu không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Nguyên nhân do mẫu này là cơ sở căn cứ tính lương cho người lao động trong đơn vị. Bên dưới là bảng mẫu chấm công doanh nghiệp có thể sử dụng để thực hiện tính lương cho định kỳ cho người lao động.
Nội Dung
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công được xem là căn cứ quan trọng để theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong tổ chức. Bảng này giúp doanh nghiệp nắm rõ thời gian làm, thời gian nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm,… Bên cạnh đó, thông qua bảng chấm công, doanh nghiệp có thể tự đánh giá chuyên cần, mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để tính tiền lương phải trả cho người lao động.
Tham khảo bài: Mẫu nội quy lao động
2. Những phương pháp chấm công hiện nay
Hiện nay, có những phương pháp chấm công phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng như sau:
2.1 Chấm công theo ngày
Doanh nghiệp, tổ chức làm việc hành chính thường áp dụng phương pháp chấm công theo ngày. Căn cứ theo bảng chấm công ngày người phụ trách sẽ tổng hợp dữ liệu lưu trữ để tính bảng chấm theo tháng.
Người lao động cần thực hiện chấm công trước khi bắt đầu làm việc và sau khi ca làm việc kết thúc. Việc thực hiện chấm công có nhiều cách, đa phần các tổ chức sẽ thực hiện áp dụng xác thực vân tay.
Lưu ý:
– Người lao động thực hiện 02 công việc có thời gian khác nhau => Chấm công tính theo ký hiệu chiếm thời gian nhiều nhất.
– Đối với người lao động làm 02 công việc có thời gian bằng nhau => Chấm công sẽ tính theo công việc diễn ra trước.
2.2 Chấm công theo giờ/ca
Đây là hình thức chấm công khá linh hoạt. Loại chấm công này được các doanh nghiệp thuê lao động làm công việc bán thời gian áp dụng. Người lao động được chấm công theo số công hoặc số ca làm. Thời gian làm việc cũng được ghi chép bên cạnh ký hiệu chấm công tương ứng.
3. Nội dung cần thiết trong mẫu bảng chấm công
Nội dung trình bày trong bảng chấm công bao gồm các yếu tố sau:
- Tên đơn vị/tổ chức
- Tiêu đề ghi rõ là bảng chấm công. Để cụ thể người thực hiện nên trình bày thêm tháng, thời gian chấm công.
- Trình bày đầy đủ các thông tin: Số thứ tự, Họ và tên người lao động; Chức vụ; ngày/tháng trong năm; tổng ngày công; ngày nghỉ bao gồm ngày nghỉ phép; nghỉ không lương,…
- Thông tin ngày/tháng của năm hoàn tất bảng chấm công.
- Chữ ký của người thực hiện chấm công; người phụ trách phòng ban; giám đốc.
- Giải thích, ghi chú, trình bày chi tiết các ký hiệu phía bên dưới file. Nội dung ký hiệu có thể là các dạng ngày nghỉ trong năm.
Xem thêm bài: Mẫu thang bảng lương
4. Mẫu bảng chấm công hiện hành
Hiện nay, doanh nghiệp và tổ chức thường áp dụng 02 loại mẫu bảng chấm công là mẫu chấm công theo ngày; mẫu chấm công làm thêm giờ. Tùy vào nhu cầu mà doanh nghiệp tạo lập các File chấm công khác nhau. Tuy nhiên, khi xây dựng bảng chấm công doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chuẩn nhất định. Cụ thể như sau:
Hiện nay, doanh nghiệp và tổ chức thường áp dụng 02 loại mẫu bảng chấm công là mẫu chấm công theo ngày; mẫu chấm công làm thêm giờ. Tùy vào nhu cầu mà doanh nghiệp tạo lập các File chấm công khác nhau. Tuy nhiên, khi xây dựng bảng chấm công doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chuẩn nhất định. Cụ thể như sau:
4.1 Mẫu chấm công theo ngày
Doanh nghiệp thực hiện các bước chấm công theo mẫu bên dưới tham khảo ngay hướng dẫn các bước chấm công như sau:
Bước 1: Điền thông tin người lao động
Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng lao động làm việc trong tổ chức bằng cách ghi rõ họ tên cùng với chức danh của người lao động. Việc này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên trong tổ chức.
Bước 2: Chấm công theo ngày/ca
Việc chấm công theo hay ca làm giúp quản lý chính xác thời gian người lao động làm việc trong ngày. Ngoài ra, để có sự thống nhất trong quản lý, doanh nghiệp nên thực hiện quản lý bằng các ký hiệu chấm công được quy ước. Quy ước ký hiệu chấm công thường được áp dụng như sau:
– X: Công trong ca lần việc ngày. Thông thường là 08 tiếng, nếu làm theo ca gãy hoặc ít hơn 08 tiếng thì ghi số giờ làm trong ca.
– Ô: Ốm, điều dưỡng;
– Cô: Con ốm;
– TS: Thai sản;
– T: Tai nạn;
– CN: Chủ nhật;
– NL: Nghỉ lễ;
– NB: Nghỉ bù;
– 1/2K: Nghỉ nửa ngày không lương;
– K: Nghỉ không lương;
– N: Ngừng việc;
– P: Nghỉ phép;
– 1/2P: Nghỉ nửa ngày tính phép;
– NN: Làm nửa ngày công.
Bước 3: Chốt ngày công
Từ bảng chấm công doanh nghiệp có thể thực hiện chốt công theo tuần hoặc tháng cho người lao động. Căn cứ theo ngày công doanh nghiệp có thể trả lương cho người lao động theo thỏa ước.
4.2 Mẫu chấm công làm thêm giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ có vai trò quan trọng đối với các loại chứng từ kế toán doanh nghiệp. Đây là một trong những căn cứ để theo dõi giờ làm thêm của người lao động. Từ đây, kế toán viên xác nhận và tính toán thời gian nghỉ bù cho người lao động. Sau đó, hạch toán tiền lương, tính thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
Các bước thực hiện chấm công làm thêm giờ như sau:
Bước 1: Điền ngày, tháng, năm người lao động làm thêm giờ.
Bước 2: Điền thông tin của người lao động bao gồm: Họ và tên, bộ phận, ngày làm, thời gian làm, tính tổng số giờ làm. Cụ thể hơn doanh nghiệp nên thực hiện điền thông tin công việc người lao động thực hiện trong ngày.
Bước 3: Người lao động ký xác nhận
Người lao động phải thực hiện ký tên để xác nhận lại công việc, số giờ làm, ca làm trong ngày. Lưu ý, lao động phải thực hiện ghi chú lại nếu có sai sót.
Bước 4: Đơn vị ký xác nhận
Thông thường, chữ ký xác nhận sẽ do 03 bộ phận khác nhau xác nhận. Cụ thể như sau:
– Tổ bảo vệ: Người giám sát, quản lý ca làm của người lao động;
– Trưởng phòng ban (BP): Người quản lý, cấp trên của người lao động;
– Trưởng phòng nhân sự: Phòng ban, bộ phận quản lý nhân sự trong tổ chức. Đây là đơn vị trực tiếp quản lý và chấm công cho người lao động.
5. Tải mẫu bảng chấm công
5.1 Mẫu chấm công theo ngày
Bấm vào đây để tải Mẫu chấm công theo ngày
5.2 Mẫu chấm công làm thêm giờ
Bấm vào đây để tải Mẫu chấm công làm thêm giờ
6. Dịch vụ tính lương hộ chi phí hợp lý
Hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ không thành lập bộ phận tính lương cho nhân viên thì trách nhiệm này sẽ thuộc về kế toán viên hoặc chủ doanh nghiệp. Nhưng do không chuyên môn nên doanh nghiệp có thể vướng phải các vấn đề như chậm trả lương nhân viên. Hoặc làm sai hồ sơ bảo hiểm cho người lao động.
Đọc thêm chi tiết bài: Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Nhằm tránh những vấn đề tiêu cực trên doanh nghiệp nên hợp tác với các công ty dịch vụ tính lương. Dịch vụ bảo hiểm doanh nghiệp hiện nay có cung cấp dịch vụ hỗ trợ tính lương cho doanh nghiệp. Chúng tôi mang đến các nghiệp vụ nổi bật bao gồm:
- Chấm công cho người lao động;
- Tính tiền lương;
- Thực hiện quyết toán thuế cá nhân;
- Giải quyết các hồ sơ bảo hiểm xã hội thay doanh nghiệp;
- Hỗ trợ xây dựng bảng thang lương;
- Thay doanh nghiệp giải trình với Cơ quan Nhà nước.
Dịch vụ bảo hiểm xã hội dành cho doanh nghiệp vừa trình bày chi tiết về mẫu bảng chấm công qua nội dung bài viết phía trên. Hy vọng bài viết mang đến những thông tin hữu ích các bạn đọc. Ngoài ra, doanh nghiệp đang cần hỗ trợ tính lương, liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn hân hạnh phục vụ Quý khách hàng.
