Thủ tục chuyển quận BHXH là nhiệm vụ quan trọng sau khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi trụ sở kinh doanh. Bởi đơn vị sử dụng lao động phải tiếp tục tham gia Bảo hiểm xã hội cho người lao động trong tổ chức. Vậy chủ doanh nghiệp cần làm gì khi thực hiện chuyển cơ quan quản lý BHXH? Thời gian thực hiện là khi nào? Cần lưu ý điểm nào khi chuyển quận BHXH? Trong bài viết này, Bảo hiểm xã hội Doanh nghiệp sẽ giải đáp tất cả thông tin về thủ tục chuyển quận BHXH.

1. Thủ tục chuyển quận BHXH gồm những bước nào?

Doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển đôi khi cần thay đổi nơi hoạt động kinh doanh. Sự thay đổi này nhằm mục đích phù hợp hơn với các chiến lược kinh doanh của tổ chức trong tương lai. 

Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội (2014), chủ doanh nghiệp và người lao động có hợp động lao động từ đủ 01 tháng là đối tượng phải tham gia BHXH. Như vậy, khi doanh nghiệp chuyển trụ sở kinh doanh sang quận khác thì cần làm thủ tục chuyển nơi tham gia BHXH. Nếu không thực hiện nghiệp vụ này thì người lao động không được hưởng các chế độ BHXH khi sang địa phương mới.

Việc doanh nghiệp di chuyển sang một địa phương khác có ảnh hưởng cơ quan quản lý hoạt động tham gia BHXH ở cả nơi sắp chuyển tới và nơi sắp rời đi. Chính vì thế, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm BHXH và chốt sổ BHXH cho cơ quan BHXH nơi chuyển đi và thủ tục báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối với cơ quan BHXH nơi chuyển đến.

2.Thủ tục chuyển cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi chuyển đi

2.1 Báo giảm BHXH

Đơn vị sử dụng lao động cần thực chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH theo Công văn số 1366/BHXH-THU (2011). Thành phần hồ sơ cụ thể:

• Quyết định/Văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển địa phương khác hoặc Quyết định giải thể của đơn vị, giấy phép kinh doanh, …(bản sao)
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 1 bản)
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (1 thẻ/người)
• Chứng từ nộp tiền (bản sao nếu có)
• Phiếu giao nhận hồ sơ

Doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm BHXH chậm nhất là ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi doanh nghiệp chuyển đi. Nếu doanh nghiệp đăng ký giao dịch điện tử thành công nhưng không gửi file hình ảnh quyết định chuyển địa phương và chứng từ nộp tiền thì in bảng kê kèm các hồ sơ bày và thẻ BHYT (nếu có) qua bưu điện.

2.2 Chốt sổ BHXH

Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội để hoàn thiện thủ tục chuyển quận BHXH tại nơi chuyển đi bao gồm những giấy tờ sau:

• Phiếu giao nhận hồ sơ 301
• Tờ rời sổ (nếu có)
• Sổ BHXH
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS, 1 bản/người)
• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)

Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ quan bưu điện thì cộng thêm 02 ngày cho 01 lần gửi. Thời gian giải quyết nghiệp vụ này là 10 ngày kể từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ báo giảm và chốt sổ hợp lệ. 

3. Thủ tục đăng ký bảo hiểm tại nơi chuyển đến

Sau khi thực hiện các thủ tục chuyển cơ quan quản lý BHXH tại địa phương cũ, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối với cơ quan BHXH tại nơi đặt trụ sở kinh doanh mới. Hồ sơ báo tăng BHXH, BHYT, BHTN bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS, 01 bản)
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS, 01 bản/người)
• Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh/hoạt động (bản sao có chứng thực)
• Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS, 01 bản)
• Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu 101, 02 bản)
• Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu C12-TS)

Trong thời hạn 04 ngày từ khi cơ quan BHXH chấp nhận hồ sơ báo tăng thì chủ doanh nghiệp cần đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ cho toàn bộ nhân viên ở tháng đầu tiên để được cấp thẻ Bảo hiểm y tế. Nếu doanh nghiệp gửi hồ sơ hoặc nhận kết quả sẽ chậm hơn 02 ngày nếu doanh nghiệp gửi qua bưu điện.

4. Những lưu ý khi thực hiện chuyển quận BHXH

Cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương mới sẽ không thực hiện xử lý các hồ sơ chế độ cho người lao động nếu doanh nghiệp không thực hiện chuyển quận BHXH. Bởi cơ quan BHXH của quận nào chỉ có quyền thực hiện hồ sơ cho người lao động ở khu vực mà cơ quan này quản lý.

Doanh nghiệp cần hoàn thiện các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đến tháng chuyển đi. Trong trường hợp có phát sinh hồ sơ chế độ BHXH thì doanh nghiệp cần nộp hồ sơ giải quyết tại cơ quan BHXH cũ dứt điểm đến thời điểm chuyển đi.

Bên cạnh đó, đơn vị sử dụng lao động cần đăng ký và đóng BHXH cho nhân viên tại cơ quan BHXH tại trụ sở kinh doanh mới nhanh nhất có thể. Tránh trường hợp doanh nghiệp đợi kết quả giải quyết vấn đề ở cơ quan BHXH cũ rồi mới đăng ký.

Trên đây là thông tin về thủ tục chuyển quận BHXH và một số điểm lưu ý khi thực hiện nghiệp vụ này cho doanh nghiệp. Để tránh xảy ra sai sót cũng như đơn giản hóa trong quá trình thực hiện doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ chuyển quận BHXH của chúng tôi. Liên hệ ngay theo thông tin bên dưới để được tư vấn hoàn toàn miễn phí!