Khi có sự thay đổi về số lượng người tham gia bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp cần nhanh chóng thông báo giảm lao động bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan bảo hiểm. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ về những quy trình thủ tục thực hiện báo giảm. Bài viết sau sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về vấn đề này.
Nội Dung
1. Khi nào cần báo giảm lao động
Doanh nghiệp cần phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có những thay đổi về thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Tăng hoặc giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) , bảo hiểm y tế (BHYT) hay bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một trong những trường hợp mà doanh nghiệp phải thực hiện những thủ tục thông báo cho cơ quan BHXH, cụ thể trong những trường hợp sau:
Giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN chính là giảm số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT hay BHTN. Ví dụ như:
- Doanh nghiệp tạm ngừng ký kết hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc với người lao động
- Người lao động nghỉ việc do ốm đau hoặc thai sản trên 14 ngày
- Doanh nghiệp tạm ngưng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất
- Người lao động xin nghỉ không nhận lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
- Người lao động tạm hoãn hợp đồng làm việc vì các lý do khác..v…v
2. Thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội
- Khi gặp phát sinh dẫn đến giảm người lao động, doanh nghiệp/ đơn vị kinh doanh phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi đến cho cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử trong tháng, tính đến ngày cuối cùng của tháng đó. Để thuận lợi cho việc theo dõi hồ sơ và quản lý các trường hợp giảm hoặc điều chỉnh các thay đổi, doanh nghiệp có thể thực hiện mỗi tháng một lần
- Doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm cho tháng sau từ ngày 28 của tháng trước
- Sau khi hoàn tất các thủ tục báo giảm cho nhân viên, nếu nhân viên thôi việc hẳn, công ty làm hôg sơ, thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên theo phiếu giao nhận 620 và nộp lên cho cơ quan BHXH quản lý cùng với sổ bảo hiểm. Trường hợp nhân viên nghỉ do ốm đau trên 14 ngày, công ty vẫn sẽ báo giảm cho nhân viên. Sau khi nhân viên đi làm trở lại sẽ tiếp tục thực hiện thủ tục báo tăng.
3. Hậu quả pháp lý khi chậm báo giảm bảo hiểm xã hội
- Trường hợp doanh nghiệp báo giảm bhxh sau ngày cuối cùng của tháng thì được xem là báo giảm lao động chậm. Doanh nghiệp cần phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH sẽ không thu hồi thẻ đối với các trường hợp báo giảm
- Trường hợp không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì doanh nghiệp có thể lập hồ sơ từ tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì sẽ không được báo phát sinh của tháng trước.
- Như vậy
Xem thêm: báo tăng bhxh khi nào
4. Hồ sơ thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội
Hồ sơ phải nộp để điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN gồm:
- Bản kê khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK1-TS ban hành kèm theo quyết định 888/QĐ-BHXH;
- Bản kê khai của đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH;
- Bản báo có quá trình, tình hình sử dụng lao động và tờ kê khai lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu D02-TL kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH;
- Bản kê khai thông tin theo mẫu D01-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH;
- Bổ sung giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi y tế cao hơn đối với những trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi về BHYT theo phụ lục 03 ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH
Trong vòng 10 ngày, cơ quan bảo hiểm sẽ giải quyết truy thu đối với các trường hợp vi phạm pháp luật về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng các loại bảo hiểm trên thì thời gian giải quyết không quá 3 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ theo quy định.
Xem thêm: Cách tính bảo hiểm xã hội năm 2020
5. Quy trình và thủ tục báo giảm lao động
Báo giảm bhxh có 2 cách, gồm:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
Bạn có thể nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH đang quản lý công ty hoặc gửi qua đường bưu điện. Hình thức này đã lâu và hầu như hiện nay không còn phổ biến. Tùy từng loại BHXH của quận, ngày nay ít cơ quan BHXH nào còn nhận báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy
- Nộp trực tuyến qua mạng
Cách báo giảm BHXH qua mạng là cách làm phổ biến hiện nay và được khá nhiều người áp dụng. Công ty chỉ cần dùng phần mềm kê khai BHXH trên mạng để tạo ra file hồ sơ. Sau đó dùng thiết bị chữ ký số công ty để nộp hồ sơ này lên cơ quan bảo hiểm thông qua các trang web online.
6. Dịch vụ báo giảm lao động
Để được hướng dẫn báo giảm BHXH một cách chi tiết, hãy sử dụng dịch vụ của Baohiemxahoi Tphcm. Với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong nghề, các vấn đề của doanh nghiệp về báo giảm lao động sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và an toàn.
Trên đây là chi tiết về thủ tục, hồ sơ, thời hạn báo giảm bhxh báo giảm lao động. Doanh nghiệp cần chú ý nhanh chóng thực hiện để tránh bị xử phạt hành chính.
Xem thêm: cấp sổ bảo hiểm xã hội lần đầu
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ cho chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết: 