“Hồ sơ chuyển quận BHXH gồm những gì?”, đây là một thắc mắc của nhiều chủ doanh nghiệp đang hoặc có dự định chuyển cơ sở kinh doanh. Bởi khi thay đổi địa điểm kinh doanh cần thực hiện khá nhiều hồ sơ pháp lý để có thể hoạt động tại cơ quan mới. Trong bài viết dưới đây, Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp sẽ hướng dẫn thực hiện hồ sơ chuyển quận BHXH.

1. Cần làm gì khi thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận?

Trong một vài trường hợp, doanh nghiệp sẽ có nhu cầu di chuyển cơ sở kinh doanh sang một tỉnh hay quận khác để tiếp tục hoạt động. Việc thay đổi này nhằm phù hợp với điều kiện kinh doanh và phương hướng phát triển trong tương lai. Để hợp thức hoá các hoạt động tại cơ quan mới, doanh nghiệp cần thực hiện một số nghiệp vụ về pháp lý. 

Cụ thể, đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh để cơ quan Nhà nước điều chỉnh lại những thông tin của doanh nghiệp. Thủ tục này giúp doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ tại cơ quan mới trên các giấy tờ hành chính.

Thứ hai, quan trọng hơn cả, doanh nghiệp sẽ phải làm hồ sơ chuyển quận bảo hiểm xã hội cho toàn thể nhân sự. Đây là một nghiệp vụ quan trọng, bởi theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội (2014), doanh nghiệp có trách nhiệm tham gia BHXH cho người lao động có ký kết hợp động lao động từ đủ 01 tháng. Chính vì thế, khi di dời cơ sở hoạt động, doanh nghiệp cần phải tiếp tục tham gia BHXH cho nhân viên tại nơi mà cơ quan chuyển đến. 

2. Quy trình chuyển quận bảo hiểm xã hội?

Khi thực hiện chuyển hồ sơ chuyển quận BHXH, doanh nghiệp sẽ phải xử lý các hồ sơ hành chính với cả hai cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi chuyển đi và nơi chuyển đến. Doanh nghiệp cần lưu ý điểm này để thực hiện đầy đủ các hồ sơ chuyển địa điểm kinh doanh theo đúng quy định. 

Cụ thể như sau, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội và chốt sổ BHXH cho người lao động tại cơ quan BHXH tại nơi chuyển đi. Việc này nhằm hoàn thiện và chốt lại hồ sơ bảo hiểm xã hội cho người lao động ở cơ quan BHXH cũ.

Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải báo tăng BHXH cho toàn bộ nhân viên tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi chuyển đến. Vì quá trình tham gia BHXH ở cơ quan cũ đã được chốt nên doanh nghiệp cần tham gia BHXH tại cơ quan nơi chuyển đến.

Xem thêm: Dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội

3. Hồ sơ chuyển quận BHXH mới nhất

3.1 Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội

Chủ doanh nghiệp cần thực hiện hồ sơ báo giảm BHXH theo Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH về hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Cụ thể:

• Phiếu giao nhận hồ sơ ngừng tham gia BHXH (mẫu 106, 02 bản)
• Giấy phép kinh doanh bản sao (01 bản)
• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 thẻ/người)
• Chứng từ nộp tiền – nếu có (bản sao)

Giới hạn cuối cùng là ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi doanh nghiệp thực hiện chuyển cơ sở thì cần làm thủ tục báo giảm BHXH. Thời gian giải quyết nghiệp vụ này là 10 ngày kể từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ báo giảm và chốt sổ hợp lệ. 

3.2 Hồ sơ chốt sổ BHXH

Căn cứ theo Điều 23 Nghị quyết số 595/QĐ-BHXH, người sử dụng lao động cần thực hiện hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội như sau:

• Phiếu giao nhận hồ sơ 301
• Tờ rời sổ (nếu có)
• Sổ BHXH
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS, 1 bản/người)
• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)

3.3 Hồ sơ báo tăng BHXH ở địa phương mới

Doanh nghiệp thực hiện hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH (2017). Thành phần hồ sơ cụ thể như sau.

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh/hoạt động (bản sao có chứng thực)
• Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS, 01 bản)
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS, 01 bản)
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS, 01 bản/người)
• Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu 101, 02 bản)
• Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu C12-TS)

Sau khi hồ sơ báo tăng BHXH được chấp nhận, trong 04 ngày, doanh nghiệp cần thực hiện đóng tiền BHXH tháng đầu tiên đầy đủ cho cho toàn bộ nhân viên. Việc này nhằm giúp người lao động được cấp thẻ BHYT kịp thời để sử dụng trong trường hợp cần thiết. Lưu ý, doanh nghiệp nào nộp hồ sơ thông qua bưu điện thì thời gian nhận kết quả sẽ được cộng thêm 02 ngày. 

Tham khảo bài viết: Công văn giải trình bảo hiểm xã hội

Bài viết trên đã cung cấp thông tin đầy đủ về hồ sơ chuyển quận BHXH mới nhất. Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp hân hạnh được trở thành người đồng hành trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Kết nối ngay với chúng tôi theo thông tin bên dưới nếu có bất kỳ câu hỏi nào. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí 100%.