Doanh nghiệp cần mau chóng thông báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH) với cơ quan Bảo hiểm khi có sự thay đổi về thông tin đóng BHXH như có người lao động nghỉ làm. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình thực hiện thủ tục báo giảm BHXH cho người lao động được thực hiện như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về các vấn đề trên.
Nội Dung
1. Khi nào cần báo giảm bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động cần thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH khi có sự thay đổi về người tham gia BHXH.
Các trường hợp phải báo giảm BHXH gồm:
- Doanh nghiệp/ đơn vị kinh doanh kết thúc hợp đồng lao động/ hợp đồng làm việc với người lao động
- Người lao động phải nghỉ việc vì ốm đau, thai sản kéo dài trên 14 ngày
- Người lao động xin nghỉ việc không hưởng lương kéo dài từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
- Người lao động xin tạm ngưng hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc.
Xem thêm: chế độ ốm đau
2. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội
Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHYT, BHXH, BHTN gồm:
- Bản kê khai danh sách tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
- Bản kê khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
- Danh sách những lao động đã tham gia BHXH, BHYT, BHTN
- Bảng kê khai thông tin
(Số lượng hồ sơ: 01 bộ)
Xem thêm: Công thức tính tiền thai sản
3. Trình tự, thủ tục thực hiện
Doanh nghiệp có thể tiến hành việc báo giảm bảo hiểm xã hội bằng cách nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH:
- Người sử dụng lao động có thể đến nộp hồ sơ trực cho cơ quan bảo hiểm đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc tỉnh để nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh
- Tuy nhiên, hiện nay việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện không còn là hình thức được ưa chuộng nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm đã áp dụng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, đây là cách làm nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.
Nộp hồ sơ trực tuyến
- Đây là hình thức được khá nhiều cơ quan bảo huyện quận, huyện áp dụng hiện tại. Công ty chỉ cần thực hiện kê khai báo giảm BHXH trên phần mềm trực tuyến, sau đó dùng thiết bị chữ ký số để nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
4. Thời hạn giải quyết
Khi gặp phát sinh dẫn đến giảm người lao động, doanh nghiệp/ đơn vị kinh doanh phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi đến cho cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử trong tháng, tính đến ngày cuối cùng của tháng đó. Để thuận lợi cho việc theo dõi hồ sơ và quản lý các trường hợp giảm hoặc điều chỉnh các thay đổi, doanh nghiệp có thể thực hiện mỗi tháng một lần
Doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm cho tháng sau từ ngày 28 của tháng trước
Sau khi hoàn tất các thủ tục báo giảm cho nhân viên, nếu nhân viên thôi việc hẳn, công ty làm hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên theo phiếu giao nhận 620 và nộp lên cho cơ quan BHXH quản lý cùng với sổ bảo hiểm. Trường hợp nhân viên nghỉ do ốm đau trên 14 ngày, công ty vẫn sẽ báo giảm cho nhân viên. Sau khi nhân viên đi làm trở lại sẽ tiếp tục thực hiện thủ tục báo tăng.
Xem thêm: hưởng BHXH một lần
5. Trách nhiệm khi chậm báo giảm lao động
- Khi doanh nghiệp gặp tình trạng phát sinh dẫn đến giảm lao động, cần lập ngay danh sách báo giảm rồi gửi cho cơ quan BHXH ngay trong tháng, tính đến ngày cuối cùng của tháng. Nếu doanh nghiệp báo giảm sau ngày cuối cùng thì được xem là báo giảm chậm.
- Trường hợp doanh nghiệp báo giảm chậm, doanh nghiệp phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
- Trường hợp không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm cho tháng sau bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước, nhưng sau khi đã báo giảm thì doanh nghiệp không được báo phát sinh tháng trước
6. Dịch vụ báo giảm bảo hiểm xã hội
Để được hướng dẫn báo giảm BHXH một cách chi tiết, hãy sử dụng dịch vụ của Baohiemxahoi Tphcm. Với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong nghề, các vấn đề của doanh nghiệp về báo giảm lao động sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và an toàn.
Trên đây là những thông tin về báo giảm bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp cần biết để tránh các sai sót xảy ra.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ:
