“Làm thế nào để chuyển quận BHXH?”, câu hỏi phổ biến đối với các chủ doanh nghiệp. Bởi một số doanh nghiệp thay đổi trụ sở hoạt động để phù hợp với các chiến lược kinh doanh mới. Song, vẫn phải tiếp tục tham gia BHXH cho nhân viên theo đúng quy định. Vậy thủ tục chuyển cơ quan bảo hiểm xã hội như thế nào? Hồ sơ chuyển quận BHXH gồm có những giấy tờ nào? Trong bài viết này, Công ty Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp sẽ thông tin đến Quý doanh nghiệp tất cả thông cần thiết cho nghiệp vụ này.

1. Chuyển quận bảo hiểm xã hội là gì?

Doanh nghiệp khi chuyển trụ sở kinh doanh hoặc thay đổi giấy phép kinh doanh thì cần làm hồ sơ xin chuyển nơi tham gia BHXH tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa phương mới. Đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện một số nghiệp vụ để chuyển cơ quan BHXH quản lý.

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển quận BHXH để tiếp tục quá trình tham gia BHXH cho toàn thể nhân sự trong tổ chức. Nếu không thì hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động tại doanh nghiệp sẽ ở cơ quan BHXH cũ.

Chính vì lý do này, khi doanh nghiệp chuyển sang trụ sở kinh doanh ở địa phương khác thì người lao động sẽ không được giải quyết những hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội. Cơ quan BHXH chỉ giải quyết hưởng chế độ cho những người lao động đóng BHXH tại địa phương mà cơ quan này quản lý.

2. Thủ tục chuyển quận BHXH tại nơi chuyển đi

2.1 Báo giảm BHXH

Hướng dẫn quy trình chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH, BHYT được tiến hành theo nội dung được nêu tại Công văn số 1366/BHXH-THU (2011). Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ được nêu dưới đây để tiến hành báo giảm bảo hiểm xã hội chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển tới quận khác. Cụ thể như sau:

• Quyết định/Văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển địa phương khác hoặc Quyết định giải thể của đơn vị, giấy phép kinh doanh, …(bản sao)
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 1 bản)
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (1 thẻ/người)
• Chứng từ nộp tiền (bản sao nếu có)
• Phiếu giao nhận hồ sơ

Những lưu ý khi doanh nghiệp thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội:

• Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký giao dịch điện tử thành công nhưng không gửi file hình ảnh quyết định chuyển địa phương và chứng từ nộp tiền thì in bảng kê kèm các hồ sơ bày và thẻ BHYT (nếu có) qua bưu điện. Phí vận chuyển bưu điện sẽ do cơ quan BHXH thanh toán.
• Trước ngày 01 của tháng thực hiện báo giảm, doanh nghiệp cần thu hồi thẻ BHYT còn hạn sử dụng. Nếu không hợp không thu hồi được thẻ BHYT phải lập mẫu D02-TS tăng hết giá trị thẻ.
• Thời gian nộp hoặc nhận kết quả sẽ được công thêm 02 ngày khi thực hiện qua bưu điện

2.2 Chốt sổ BHXH

Để tiến hành nghiệp vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ sau:

• Phiếu giao nhận hồ sơ 301
• Tờ rời sổ (nếu có)
• Sổ BHXH
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS, 1 bản/người)
• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)

Đơn vị sử dụng lao động cần chú ý một số điểm sau khi thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động:

• Hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN đến tháng chuyển đi, nộp hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động tại BHXH nơi đi dứt điểm đến thời điểm chuyển đi
• Thực hiện đăng ký BHXH cho nhân viên tại cơ quan BHXH nơi sẽ chuyển tới nhanh nhất có thể, không chờ quyết xong vấn đề ở cơ quan BHXH cũ rồi mới đăng ký
• Thời gian nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả thông qua bưu điện sẽ lâu hơn 02 ngày cho 01 lần gửi đi

3. Thủ tục chuyển quận BHXH tại nơi chuyển đến

Nội dung hướng dẫn hồ sơ chuyển cơ quan BHXH quản lý được nêu trong Phiếu giao nhận hồ sơ 101 như sau:

• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS, 1 bản).
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS, 1bản/người).
• Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS, 1 bản)
• Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan BHXH tham gia trước đó (mẫu C12-TS, 1 bản)
• Phiếu giao nhận hồ sơ 101

Doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục chuyển quận cần chú ý những điểm quan trong dưới đây:

• Sau khi hồ sơ chuyển quận của doanh nghiệp được chấp nhận, trong thời gian 04 ngày doanh nghiệp cần phải nộp đầy đủ tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên để người lao động được cấp thẻ BHYT kịp thời
• Thời gian nộp hoặc nhận kết quả sẽ được công thêm 02 ngày khi thực hiện qua bưu điện cho mỗi lượt gửi

Bài viết trên đã cập nhật thông tin về thủ tục chuyển quận BHXH mà doanh nghiệp cần chú ý. Trong quá trình thực hiện hồ sơ chuyển cơ quan BHXH gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ chuyển quận BHXH của chúng tôi. Liên hệ ngay theo thông tin liên lạc bên dưới để được nhận tư vấn miễn phí 100%.