Khi có thay đổi về mặt nhân sự, cụ thể là giảm số lượng nhân sự, thì kế toán bắt buộc phải thực hiện nghiệp vụ báo giảm. Tuy nhiên, vẫn có nhiều doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc ở quy trình này. Bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn báo giảm lao động để giúp lao động tránh bị truy thu không đáng có trong quá trình làm hồ sơ.
Nội Dung
1. Báo giảm lao động là gì?
Báo giảm lao động hay còn gọi là báo giảm bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp phải thực hiện khai báo với cơ quan chức năng khi có thay đổi về mặt giảm nhân sự, chẳng hạn như có lao động nghỉ làm. Việc báo giảm lao động phải tuân thủ, thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Có thể doanh nghiệp và người lao động cũng quan tâm đến bài viết: báo tăng lao động
2. Vì sao doanh nghiệp cần hướng dẫn báo giảm lao động?
Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện báo giảm lao động bằng văn bản cho Cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Việc này sẽ giúp cơ quan chức năng dễ dàng quản lý số lượng lao động đang tham gia làm việc tại doanh nghiệp và số lượng lao động tham gia bảo hiểm bắt buộc. Nếu không được báo giảm theo đúng quy định, người lao động sẽ không chốt được sổ. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc giải quyết các hồ sơ xin xét duyệt bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội một lần. Đồng thời, đối với những tháng báo chậm vượt quá ngày được pháp luật quy định, doanh nghiệp phải đối mặt với việc sẽ bị truy thu tiền bảo hiểm xã hội.
3. Trường hợp thực hiện báo giảm lao động
Dựa vào Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm với những trường hợp sau đây:
- Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp;
- Người lao động nghỉ ốm đau trên 14 ngày trong tháng;
- Người lao động nghỉ thai sản;
- Người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
- Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động.
Có thể người lao động cũng quan tâm đến bài viết: đăng ký đóng bảo hiểm xã hội lần đầu
4. Hướng dẫn báo giảm lao động
4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ báo giảm dựa theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK1-TS;
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK3-TS;
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo mẫu D02-TS;
- Bảng kê khai thông tin theo mẫu D01- TS.
4.2 Hướng dẫn trình tự nộp thủ tục báo giảm lao động
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ đúng yêu cầu, người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp hồ sơ tại Cơ quan Bảo hiểm Xã hội đang quản lý công ty ở cấp huyện/ cấp tỉnh. Nếu không thuận tiện, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ thông qua đường bưu điện. Ngoài hai cách trên, hiện tại doanh nghiệp còn có thể nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến.
5. Hướng dẫn báo giảm lao động trực tuyến
Hiện nay, nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến phổ biến hầu hết tại các Cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong thời gian hơn, và doanh nghiệp có thể dễ dàng khai báo mà không phải vướng phải những thủ tục hành chính rườm rà. Người sử dụng lao động chỉ cần báo giảm trên phần mềm, sau đó dùng chữ ký số để nộp hồ sơ. Các bước nộp hồ sơ cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang website bảo hiểm xã hội của nhà nước để đăng ký tài khoản điện tử cho doanh nghiệp
Bước 2: Sau khi đăng ký tài khoản thành công, tải phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của Tổng cục bảo hiểm xã hội về máy tính công ty. Đồng thời, tiến hành kê khai bảo hiểm xã hội. Sau đó, người sử dụng lao động xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số ký ở cuối rồi nộp lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội
6. Thời gian giải quyết hồ sơ báo giảm lao động
Thời gian giải quyết hồ sơ báo giảm lao động được quy định rõ tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014. Theo quy định doanh nghiệp sẽ được giải quyết hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ báo giảm lao động.
Nếu người lao động có thắc mắc về thời gian giải quyết hồ sơ báo giảm lao động có thể xem thêm tại bài viết: thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội
7. Dịch vụ hướng dẫn báo giảm lao động
Hiện nay, quy trình báo giảm lao động khá đơn giản, thuận tiện cho doanh nghiệp nhưng vẫn có nhiều người sử dụng vẫn chưa nắm rõ quy trình này. Để hỗ trợ doanh nghiệp báo giảm lao động, dịch vụ bảo hiểm xã hội đem đến cho doanh nghiệp các gói dịch vụ tăng giảm lao động. Đến với chúng tôi, doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng đến những vấn đề phát sinh trong quá trình kê khai lao động. Đồng thời, chúng tôi còn hỗ trợ theo dõi và báo cáo lao động định kỳ cho doanh nghiệp.
Như vậy, dịch vụ bảo hiểm xã hội TPHCM vừa hướng dẫn báo giảm lao động trực tuyến cho doanh nghiệp. Hy vọng, qua bài viết này doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định để tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình báo giảm. Nếu doanh nghiệp gặp vấn đề trong quá trình thực hiện quy định tham gia bảo hiểm xã hội không biết giải quyết thế nào hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất.
