Chuẩn bị hồ sơ cho quy trình giải trình lao động khi có thanh tra

Hồ sơ để xin xét duyệt bảo hiểm thai sản là một trong những loại hồ sơ dễ bị thanh tra. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ cho quy trình giải trình lao động khi có thông báo thanh tra. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì? Ắt hẳn đây là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp trả lời cho câu hỏi đó.

1. Thanh tra bảo hiểm xã hội là gì?

Thanh tra bảo hiểm xã hội được hiểu là hoạt động của kiểm soát viên trong việc xem xét, đánh giá và cùng lúc xử lý về việc thực hiện pháp luật của một tổ chức hoặc cá nhân thuộc tổ chức nếu nghi ngờ có hành vi vi phạm quy định về bảo hiểm xã hội. Quy trình thanh tra sẽ được thực hiện theo trình tự pháp luật quy định. Hoạt động kiểm tra nhằm mục đích quản lý đảm bảo các lợi ích của nhà nước nói chung và lợi ích của đơn vị, người lao động nói chung.

2. Tại sao công ty phải thực hiện quy trình giải trình lao động khi có thanh tra?

Thanh tra sẽ về kiểm tra doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc nghi ngờ trục lợi bảo hiểm. Nếu doanh nghiệp bị nghi ngờ có hành vi vi phạm những quy định đóng các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động như: không kê khai bảng lương, trốn đóng, trục lợi, nợ bảo hiểm quá hạn đóng quá lâu, hay không chốt sổ cho người lao động khi họ nghỉ việc thì cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi giấy về yêu cầu thanh tra. Đặc biệt là các trường hợp làm hồ sơ xin xét duyệt trợ cấp thai sản cho lao động, doanh nghiệp rất dễ bị mời thanh tra nếu bị nghi ngờ có dấu hiệu trục lợi từ loại bảo hiểm này khi người lao động đóng không đủ 6 tháng trong 12 tháng dự sinh hoặc chỉ đóng đủ 6 tháng.

Có thể người lao động và doanh nghiệp cũng quan tâm đến: thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

3. Lý do doanh nghiệp bị thanh tra hồ sơ thai sản

Hồ sơ thai sản của người lao động bị thanh tra đều là do bị nghi ngờ có dấu hiệu trục lợi bảo hiểm. Thanh tra sẽ không dựa trên nguyên tắc nào cả, cơ quan Bảo hiểm Xã hội nghi ngờ là sẽ về kiểm tra. Vậy lý do bị nghi ngờ là:

• Do người lao động đóng đúng 6 tháng trong 12 tháng trước sinh.
• Do người lao động đóng 06 tháng trong 12 tháng trước sinh nhưng lại ngắc quảng hay đóng nhiều công ty.
• Do 06 tháng trong 12 tháng trước sinh người lao động đóng với số tiền cao hơn mức bình thường.

Ngoài ra, trên thực tế có nhiều lao động gửi đóng bảo hiểm thai sản, nâng quá cao mức đóng so với thực tế để hưởng chế độ thai sản. Bên cạnh đó có một số công ty ký hợp đồng lao động với người lao động mang thai chỉ để hưởng thai sản nhưng không làm việc.

Xem thêm bài viết: mất sổ bảo hiểm xã hội có làm lại được không

4. Quy định về giải trình thanh tra về thai sản

Để ngăn chặn tình trạng trục lợi trợ cấp thai sản, Cơ quan Bảo hiểm Xã hội đã ban hành ba công văn số 1019/BHXH-CSXH và Công văn số 2388/BHXH-CSXH, CÔng văn số 1973/BHXH-CSXH nhằm chỉ đạo các tỉnh tăng cường kiểm tra, rà soát để không bỏ sót các trường hợp có thời gian tham gia bảo hiểm từ 06 tháng đến 08 tháng mà sinh con. Do đó, lao động nữ  sinh con trong thời gian đóng trên mà doanh nghiệp nghiệp báo tăng, giảm không bình thường thì khi nộp hồ sơ đến cơ quan rất dễ bị thanh tra về.

5. Chuẩn bị cho quy trình giải trình lao động khi có thanh tra về thai sản

Khi có thông báo thanh tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để thể hiện rõ là người lao động có làm việc tại đơn vị và các giấy tờ, hồ sơ mà doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan Bảo hiểm dữ liệu phải khớp với nhau. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ:

• Hợp đồng lao động
• Hồ sơ cá nhân của toàn bộ lao động trong công ty
• Bảng thanh toán lương và bảng chấm công
• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp
• Hệ thống thang lương, bảng lương

Xem thêm bài viết: báo tăng lao động

6. Lao động không tham gia BHXH cần chuẩn bị gì cho quy trình giải trình lao động khi có thanh tra?

Nếu người lao động không thuộc trường hợp không tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì cần bổ sung thêm các lại giấy tờ chứng minh người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm. Hồ sơ bao gồm:

• Sổ bảo hiểm/thẻ bảo hiểm y tế chứng minh người lao động đang tham gia bảo hiểm bắt buộc tại doanh nghiệp khác.
• Quyết định nghỉ hưu/sổ hưu/Thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động đang nghỉ hưu hoặc hưởng trợ cấp mất sức lao động.
• Người lao động đang nghỉ hưởng chế độ thai sản, chế độ ốm đau

Ngoài ra, đối với trường hợp phải xác minh để thanh toán tiền hưởng tợ cấp thai sản thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thêm sổ bảo hiểm và giấy khai sinh con của người lao động cần xác minh. Nếu sau nghỉ thai sản người lao động nghỉ việc hay chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải trình ra được quyết định chám dứt hợp đồng kèm theo.

7. Dịch vụ giúp doanh nghiệp thực hiện quy tình giải trình lao động khi có thanh tra

Nếu như hồ sơ giải trình thanh tra không được chuẩn bị đúng quy trình và rà soát kỹ càng, doanh nghiệp sẽ dễ bị mắc những vấn đề không đáng có. Hiểu được nỗi lo đó của doanh nghiệp,chúng tôi cung cấp dịch vụ giải trình thanh tra đem lại những lợi ích như:

• Giúp doanh nghiệp rà soát lại hồ sơ bảo hiểm xã hội.
• Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ giải trình thanh tra.
• Thay doanh nghiệp giải trình thanh tra.
• Tư vấn và giải đáp những thắc mắc của doanh nghiệp.

Như vậy bài viết này đã giúp cho doanh nghiệp giải đáp được thắc mắc về quy trình giải trình lao động khi có thanh tra. Đồng thời, bảo hiểm xã hội TPHCM cung cấp các thông tin xoay quanh việc thanh tra các loại bảo hiểm mà doanh nghiệp đóng cho người lao động. Nếu doanh nghiệp vẫn còn lăn tăn, chưa biết giải quyết vấn đề khó khăn về giải trình thanh tra. Hãy liên hệ ngay, để chúng tôi có thể giúp đỡ doanh nghiệp của bạn và tư vấn tận tình các gói dịch vụ phù hợp nhất. Vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới.