Hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ các thủ tục để hoàn tất thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động của mình. Trong quá trình hoàn tất thủ tục, đơn vị sử dụng lao động không ít lần gặp rắc rối với những vấn đề phát sinh. Vì thế, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quá trình hoàn thành thủ tục đăng kí bảo hiểm bắt buộc thông qua bài viết dưới đây.

1. Bảo hiểm xã hội là gì?

Dưới nhiều góc độ khác nhau sẽ có định nghĩa khác nhau về câu hỏi này. Nhưng dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, khái niệm bảo hiểm xã hội được hiểu là sự thay thế hay bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi chẳng may họ rơi vào trường hợp giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, thất nghiệp, tai nạn lao động,bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chẳng may họ gặp rủi ro mà qua đời. Các mức hưởng của người lao động sẽ dựa trên cơ sở số tiền mà họ đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

2. Đối tượng thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu

Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất các thủ tục và hồ sơ để đăng ký BHXH cho người lao động. Tuy nhiên, cá nhân là người lao động đang tham gia lao động ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH vẫn có thể tự thực hiện thủ tục hành chính đăng ký bảo hiểm xã hội.

3. Hồ sơ để hoàn thành thủ tục  đăng ký BHXH lần đầu

Sau khi đã ký hợp đồng với người lao động và người đó thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc thì doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký BHXH lần đầu cho lao động theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

3.1 Về phía người lao động

Trước khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, doanh nghiệp cần hướng dẫn và yêu cầu họ chuẩn bị tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội có mẫu TK1-TS. Nếu trong trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi từ bảo hiểm y tế cao hơn thì họ chỉ cần bổ sung các giấy tờ để chứng minh.

3.2 Về phía đơn vị sử dụng lao động

Sau khi người lao động cung cấp hồ sơ được yêu cầu bên trên. Đơn vị sử dụng lao động tập hợp lại và chuẩn bị thêm các loại giấy tờ để gửi lên Cơ quan Bảo hiểm Xã hội thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu: 

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK3-TS

Đối với tờ khai này, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai các thông tin sau: số ghi định danh, tên đầy đủ tên đơn vị tham gia bảo hiểm, tên đơn vị đầy đủ bằng tiếng anh, địa chỉ trụ sở công ty, loại hình đơn vị, số điện thoại đơn vị, địa chỉ email, số quyết định thành lập,….

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-TS

Đơn vị sử dụng lao động cần lập danh sách theo mẫu, điều này được quy định ở theo Quyết định số 722/QĐ-BHXH. Doanh nghiệp cần kê khai với các nội dung như sau: Họ và tên lao động, số định danh, hệ số/ mức lương, phụ cấp,….

– Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS

Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai thông tin của người lao động. Nội dung bao gồm: họ và tên người lao động, mã số BHXH, tên/ loại văn bản, ngày ban hành, ngày văn bản có hiệu lực, cơ quan ban hành văn bản, trích yếu văn bản, trích lược nội dung cần thẩm định.

Xem thêm bài viết: Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

4. Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ lên Cơ quan Bảo Hiểm Xã hội để thực hiện thủ tục đăng ký. Doanh nghiệp thực hiện lần lượt các bước sau:

4.1 Bước nộp hồ sơ

Doanh nghiệp phải đóng trực tiếp cho Cơ quan BHXH để đăng ký. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba hình thức sau để phù hợp với điều kiện của đơn vị:

• Qua giao dịch điện tử
• Qua dịch vụ bưu chính công ích 
• Nộp trực tiếp tại Cơ quan BHXH

Lưu ý: Đơn vị sử dụng lao động phải liên hệ với Cơ quan BHXH quản lý doanh nghiệp sẽ nhận theo hình thức nào và làm theo hướng dẫn. Ngoài trường hợp nộp trực tiếp tại Cơ quan bảo hiểm, hai trường hợp khác thực hiện như sau:

• Trường hợp nộp qua giao dịch điện tử, doanh nghiệp sẽ thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai, đồng thời ký tên điện tử trên bảng kê khai, và gửi đến cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
• Trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính công ích thì doanh nghiệp nộp cho cơ quan BHXH quận/ huyện nơi có trụ sở. 

4.2 Bước nhận kết quả giải quyết

Doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả từ Cơ quan BHXH không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định. Trong trường hợp doanh nghiệp vi phạm quy định pháp luật về đóng BHXH bắt buộc thì kết quả nhận được sẽ không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Xem thêm bài viết: Thủ tục đăng kí bảo hiểm xã hội lần đầu.

5. Dịch vụ hoàn tất thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Những quy định về bảo hiểm xã hội được cập nhật liên tục khiến cho nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình hoàn tất các thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc cho lao động, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập. Dù những quy định thực hiện không quá khó khăn, thế nhưng thời gian và cách thức chuẩn bị hồ sơ lại tốn quá nhiều thời gian. Hiểu được lý do đó, chúng tôi cung cấp và triển khai Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho các doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có chuyên môn cao trong lĩnh vực này, sẽ giải đáp thắc mắc, giải quyết nhanh chóng các vấn đề về bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp đang gặp phải. 

Xem thêm bài viết: Dịch vụ đóng bảo hiểm thai sản

Bài viết đã cung cấp cho doanh nghiệp cách thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định trên để không mắc sai lầm trong quá trình thực hiện và hoàn tất các thủ tục đăng ký. Nếu doanh nghiệp đang cần một đối tác uy tín để giúp giải quyết các gánh lo về bảo hiểm xã hội thì hãy liên hệ ngay với bảo hiểm xã hội TPHCM theo thông tin bên dưới.